Нужно ли покупать новую кассу?

Все зависит от того, планирует ли производитель используемой в данный момент кассовой машины выпустить комплекты модернизации или доработки, которые позволят обеспечить в старом оборудовании новый функционал.

Как подготовиться

Так как современные модели контрольно-кассовой техники (ККМ) соответствуют текущим требованиям законодательства, они не отвечают новым требованиям ФЗ 54. Как привести кассу в соответствие с минимальными затратами и максимальной пользой для бизнеса?

Вариант 1

Доработка существующей ККТ

Доступен, если оборудование, которое вы используете в данный момент, будет доработано производителем до новых требований. Позволяет сэкономить средства на покупке новой ККТ.

1. Приобрести комплект модернизации для Вашей ККТ
2. Снять существующую ККТ с учета в ФНС
3. Модернизировать ККТ в ЦТО
4. Заменить ЭКЛЗ на ФН
5. Поставить ККТ на учет в ФНС
6. Заключить договор с ОФД (оператором фискальных данных)

Вариант 2

Покупка новой ККТ

Для тех, кто использует кассовые аппараты, которые не будут доработаны производителем до новых требований закона ФЗ 54. Цена этого варианта примерно в два раза выше предыдущего.

1. Приобрести новую ККТ
2. Поставить ККТ на учет в ФНС
3. Заключить договор с ОФД (оператором фискальных данных)

* Касса должна:

• подключаться к интернету,
  
• иметь место для фискального накопителя внутри корпуса,
  
• уметь печатать QR-коды и ссылки.

* Кассовая программа должна быть подготовлена к работе с:

• фискальным накопителем;
  
• ОФД.

Как подключиться к ОФД

• Получить квалифицированную электронную цифровую подпись. Список аккредитованных удостоверяющих центров выложен на сайте Минкомсвязи России.
• Заключить договор или контракт с оператором фискальных данных.
• Подключить интернет в магазине.
• Установить в кассу фискальный накопитель. Зарегистрировать кассу на сайте ФНС и получить там регистрационный номер.

Регистрация онлайн-кассы

Контрольно-кассовая техника (ККТ), используемая организациями и предпринимателями при осуществлении расчетов, должна быть зарегистрирована в установленном порядке ( п. 1 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, далее – Закон № 54-ФЗ).

С 15.07.2016 внесены существенные изменения в порядок применения кассовой техники (Федеральный закон от 03.07.2016 № 290-ФЗ, далее – Закон № 290-ФЗ). В частности, продавцы должны использовать онлайн-кассы с функцией передачи фискальных документов (кассовый чек, БСО) в налоговую инспекцию.

С 1 февраля 2017 года можно будет регистрировать только онлайн-кассы. Желающие досрочно перейти на онлайн-кассы могут это сделать уже с 15.07.2016. При этом заключать договор с оператором и передавать фискальные данные в инспекцию до 1 февраля 2017 года не обязательно ( п. 4, 5 ст. 7 Закона № 290-ФЗ).

Подготовка к регистрации ККТ

Для перехода на онлайн-кассу организация (предприниматель) может как приобрести новую кассу, так и модернизировать старую, которая у нее уже работает (письмо Минфина России от 01.09.2016 № 03-01-12/ВН-38831 ).

Если будет принято решение модернизировать кассы, то следует предпринять следующие шаги:

1. провести ревизию имеющихся касс и узнать у производителя, можно ли их модернизировать;
2. узнать, работает ли оператор фискальных данных (ОФД) с данной кассой;
3. заключить договор с ОФД;
4. снять с учета кассу в старом порядке ;
5. модернизировать кассу, снятую с учета. После модернизации это будет уже новая модель кассы. Во избежание сложностей с регистрацией ККТ, рекомендуем проверять наличие как самой ККТ, так и входящего в ее состав фискального накопителя в реестре ККТ, который опубликован на сайте ФНС России;
6. зарегистрировать новую кассу в налоговом органе.

Если приобретается новая онлайн-касса, то следует также проверить наличие данной техники в реестре ККТ, заключить договор с ОФД и зарегистрировать данную кассу в налоговом органе.

Регистрация ККТ в налоговом органе

Эта процедура состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Подача заявления

По общему правилу регистрация ККТ осуществляется в налоговом органе. С 15.07.2016 организации и индивидуальные предприниматели могут по своему усмотрению подать заявление о регистрации ККТ ( п. 1 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ):

• в любую территориальную инспекцию в бумажном виде;
• в электронной форме через кабинет ККТ. При этом датой подачи заявления в электронной форме является дата его размещения в кабинете ККТ;
• через оператора фискальных данных. Датой подачи считается дата передачи заявления оператору фискальных данных ( п. 10 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ).

В заявлении необходимо указать (п. 2 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ):

• полное наименование организации или фамилию, имя, отчество (при его наличии) предпринимателя;
• ИНН;
• адрес и место установки (применения) ККТ. Если расчет происходит через Интернет, то нужно указать адрес (адреса) сайта;
• наименование модели ККТ;
• заводской номер экземпляра модели ККТ;
• наименование модели фискального накопителя;
• заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
• в случае применения ККТ в составе автоматического устройства для расчетов - номер такого устройства;
• сведения о применении ККТ в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных - если применяется такой режим;
• сведения о применении ККТ только при оказании услуг – если регистрируется автоматизированная система для БСО;
• сведения о применении ККТ только при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа через Интернет – если регистрируется ККТ, предназначенная для использования только при осуществлении таких расчетов;
• сведения о применении ККТ при осуществлении деятельности банковского платежного агента (субагента) и (или) платежного агента (субагента), при приеме ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при организации и проведении азартных игр – если регистрируется ККТ, предназначенная для использования в такой деятельности.

ФНС России вправе устанавливать дополнительные сведения, указание которых необходимо в заявлении о регистрации ККТ. Формы заявлений о регистрации ККТ утверждает ФНС России ( п. 12 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ). В настоящее время соответствующие формы не разработаны.

Этап 2. Отчет о регистрации

В фискальный накопитель необходимо записать (п. 3 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ):

• регистрационный номер ККТ, который инспекция сообщает не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи заявления о регистрации;
• полное наименование организации или фамилию, имя, отчество (при его наличии) предпринимателя;
• сведения о ККТ, в том числе о фискальном накопителе;
• иные сведения, необходимые для формирования отчета о регистрации.

После этого необходимо сформировать отчет о регистрации и передать его контролерам. Это следует сделать не позднее рабочего дня, следующего за днем получения от налогового органа регистрационного номера. Передать отчет можно следующим образом:

• на бумажном носителе;
• через кабинет ККТ;
• через оператора фискальных данных.

Датой подачи отчета в электронной форме считается дата его размещения в кабинете ККТ либо его передачи оператору фискальных данных.

Этап 3. Регистрация ККТ

Сведения, указанные в заявлении о регистрации ККТ, налоговая инспекция вносит в карточку регистрации ККТ и журнал учета. Именно дата формирования карточки регистрации ККТ является датой регистрации ККТ. На это инспекции отводится пять рабочих дней с даты подачи заявления. В течение пяти рабочих дней с даты регистрации такая карточка направляется налогоплательщику в электронной форме через ( п. 7, 11 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ):

• кабинет ККТ;
• оператора фискальных данных.

Налогоплательщик, получивший карточку регистрации ККТ в электронной форме вправе получить такую карточку в бумажном виде ( п. 12 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ).

Налоговая инспекция откажет в регистрации ККТ, если (п. 13, 17 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ):

• сведения о ККТ (фискальном накопителе) отсутствуют в реестре;
• в случае представления в заявлении о регистрации ККТ недостоверных сведений или сведений не в полном объеме.